Privacybeleid

Privacy verklaring Flexible Coaching betreffende de verwerking van persoonsgegevens
Deze verklaring is vastgesteld door de directie van Flexible Coaching op 25 mei 2018 ingevolge de wet Algemene Verordening Gegevensbescherming (AGV). Deze regelgeving geldt in de hele Europese Unie.

Identiteit en bedrijfsnaam en KvK contactgegevens Flexible Coaching
Flexible Coaching, training en advies is een trainingsburo gevestigd te Harich Friesland.
Contact: Dhr. B. van Galen, is de Functionaris Gegevensbescherming van Flexible Coaching. Hij is te bereiken via 0514-594017 / info@flexiblecoaching.nl. www.flexiblecoaching.nl
Geregistreerde onderneming Kamer van Koophandel
KVK nummer: 34348763

Rechtsgronden: Toestemming en uitvoering overeenkomst
Flexible Coaching respecteert de privacy van de bezoekers en gebruikers van www.flexiblecoaching.nl en draagt er zorg voor dat de persoonlijke informatie die u ons geeft altijd vertrouwelijk wordt behandeld. Wij gebruiken uw persoonlijke gegevens uitsluitend en alleen om diensten waar u om gevraagd heeft te voldoen.
Wij zullen uw persoonlijke gegevens zonder uw toestemming nooit ter beschikking stellen aan derden, tenzij dat noodzakelijk is om aangifte te doen van strafbare feiten of ten uitvoer van wettelijke bepalingen.
We waarderen het vertrouwen dat u in ons stelt, en zullen alles in het werk stellen om uw persoonlijke informatie te beschermen. De persoonlijke informatie wordt enkel en alleen gebruikt voor de diensten waarvoor u ze aan ons toevertrouwd. Door ons een e-mail te sturen kunt u inzage krijgen in de gegevens van u waarover wij beschikken.

Welke gegevens bewaard Flexible Coaching
Flexible Coaching bewaard uitsluitend gegevens die door de cursist worden aangeleverd bij aanmelding via de website.
De cursist geeft hiervoor toestemming bij de aanmelding via de website of per inschrijvingsformulier.
Aangeleverde gegevens zijn: Voor- en achternaam, adresgegevens, telefoonnummer, e-mailadres.

Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens
Onze website en/of dienst heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar. Tenzij ze toestemming hebben van ouders of voogd. We kunnen echter niet controleren of een bezoeker ouder dan 16 is. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming. Als u er van overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via info@flexiblecoaching.nl, dan verwijderen wij deze informatie.

Waarvoor gebruikt Flexible Coaching deze gegevens
Flexible Coaching heeft deze gegevens nodig voor de uitvoering van de overeenkomst voor de training/workshop:

• Voor het verzenden van de uitnodiging en opdracht voor de gewenste training/workshop.
• Voor het vervaardigen van een certificaat van deelname op naam van de cursist voor de cursist.
• Om contact te hebben met de cursist inzake de te volgen training/workshop.
• Voor de betaling.

Geautomatiseerde besluitvorming
Flexible Coaching neemt NIET op basis van geautomatiseerde verwerkingen besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma’s of -systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een medewerker van Flexible Coaching) tussen

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen
Flexible Coaching neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. De gegevens worden uitsluitend digitaal bewaard in de beveiligde werkomgeving van Flexible Coaching. Flexible Coaching maakt gebruik van de meest geavanceerde computer apparatuur. De apparatuur van Flexible Coaching wordt beschermd met de modernste antivirus-software/wachtwoorden/firewalls.
Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met Bart van Galen via info@flexiblecoaching.nl

Duur van opslag
Bovengenoemde gegevens worden binnen 2 weken na afloop van de training/workshop uit ons systeem verwijderd.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen
U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door Flexible Coaching en heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat u bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van u beschikken in een computerbestand naar u of een ander, door u genoemde organisatie, te sturen. U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevens overdraging van uw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar info@flexiblecoaching.nl. Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van uw privacy. We reageren zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op uw verzoek.

Klachtrecht
Flexible Coaching wil u er tevens op wijzen dat u de mogelijkheid heeft om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons

Nieuwsbrieven
Na afloop van een cursus kunnen deelnemers zich aanmelden voor onze nieuwsbrief. Hiervoor geeft u toestemming om uw naam en e-mail-adres te bewaren en te gebruiken voor het doel van de verzending van deze nieuwsbrieven. Totdat u zich afmeldt voor de nieuwsbrieven worden deze gegevens bewaard. U kunt zich eenvoudig afmelden door het sturen van een mail naar info@flexiblecoaching.nl.

Deelnemerslijsten
Flexible Coaching werkt met presentie-deelnemerslijsten. De lijsten worden gebruikt met als doel de aanwezigheid tijdens de workshop-training van de deelnemers te kunnen verifiëren. De deelnemerslijsten worden binnen 2 weken na afloop van de cursus/workshop vernietigd.

Cookies
www.flexiblecoaching.nl maakt, nadat u hiervoor toestemming heeft gegeven, uitsluitend gebruik van technische en functionele cookies en andere technologieën om het online gebruiksgemak voor u te vergroten en om na te gaan hoe de site wordt gebruikt, zodat wij op basis daarvan de kwaliteit van onze diensten kunnen verbeteren. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren. U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen.

Websitestatistieken
Flexible Coaching gebruikt het statistiekenprogramma van Google Analytics-cookies om te analyseren welke pagina’s het meest bezocht worden, hoe bezoekers op onze website zijn gekomen en welke zoektermen er gebruikt worden in onze zoekmachine. Hiertoe verzamelen wij, net als elke website, cookies, IP-adressen en zoektermen van onze bezoekers. Deze worden opgeslagen bij Google. Flexible Coaching heeft maatregelen getroffen om de herleidbaarheid van bezoekers aan onze website zo veel mogelijk te beperken. Dit hebben we gedaan door de instellingen bij Google aan te passen zodat er geen herleidbare persoonsgegevens worden vertrekt bij een bezoek aan onze website.
De volgende instellingen bij Google zijn hiervoor aangepast:

1: Flexible Coaching heeft op 14 mei 2018 een bewerkersovereenkomst met Google gesloten.
2: Het laatste octet van het IP-adres wordt gemaskeerd.
3: De functie ‘gegevens delen’ is uitgezet.
4: We maken geen gebruik van andere Google-diensten (zoals AdWords of Optimize) in combinatie met de Google Analytics-cookies.
5. De functie voor User ID staat uit.

Deze gegevens haalt Google uit de logfiles van de webserver. Deze logfiles blijven bij Google opgeslagen maar bevatten geen persoonlijk herleidbare gegevens. Die geeft ons een jaarrapportage over het websitebezoek. Deze anonieme niet herleidbare persoonsgegevens blijven 38 maanden bewaard bij Google Analytics.

Privacyreglement/aanvullende bepalingen betreffende de verwerking van persoonsgegevens
Dit reglement bevat aanvullende bepalingen betreffende de verwerking van persoonsgegevens en is vastgesteld door de directie van Flexible Coaching op 25 mei 2018 ingevolge de privacywet Algemene Verordening Gegevensbescherming (AGV). Deze geldt voor de gehele Europese Unie.

Artikel 1 Begripsbepaling
In dit reglement wordt in aansluiting op bovengenoemde wet verstaan onder:

• de wet: de Algemene Verordening Gegevensbescherming AVG
• het reglement: dit reglement, inclusief bijlagen;
• cursist: alle aangemelde, ingeschreven en afgestudeerde personen voor opleidingen, cursussen van Flexible Coaching;
• cursistgegevens: elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon;
• verwerking van persoonsgegevens: elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van ter beschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens;
• bestand: elk gestructureerd geheel van persoonsgegevens, ongeacht of dit geheel van gegevens gecentraliseerd of verspreid is op een functioneel of geografisch bepaalde wijze, dat volgens bepaalde criteria toegankelijk is en betrekking heeft op verschillende cursisten;
• verantwoordelijke: Flexible Coaching (de medewerker die verantwoordelijk is voor het vaststellen van het doel en de middelen van verwerking van de persoonsgegevens in de organisatie)
• betrokkene: degene op wie een cursistgegeven betrekking heeft;
• beheerder: degene die onder verantwoordelijkheid van de verantwoordelijke is belast met de dagelijkse zorg voor de verwerking van persoonsgegevens, voor de juistheid van de ingevoerde gegevens, alsmede voor het bewaren, verwijderen en verstrekken van gegevens;
• gebruiker: degene die onder verantwoordelijkheid van de beheerder bevoegd is persoonsgegevens in te voeren, te wijzigen en/of te verwijderen, dan wel van enigerlei uitvoer van de verwerking kennis te nemen;
• technische werkzaamheden: werkzaamheden die verband houden met onderhoud en reparatie van apparatuur en programmatuur;

Artikel 2 Doelstelling reglement
Dit reglement heeft tot doel:

1. De persoonlijke levenssfeer van ieder van wie persoonsgegevens worden verwerkt te beschermen tegen misbruik van die gegevens en tegen het verwerken van onjuiste gegevens.
2. Te voorkomen dat persoonsgegevens worden verwerkt voor een ander doel dan het doel waarvoor ze verzameld zijn.
3. De rechten van de betrokkenen te waarborgen.

Artikel 3 Doel van de gegevensverwerking
Flexible Coaching heeft de gegevens nodig voor de uitvoering van de overeenkomst voor de uitvoering van de training/workshop voor de volgende acties:

• Voor het verzenden van de uitnodiging en opdracht voor de gewenste training/workshop.
• Voor het vervaardigen van een certificaat van deelname op naam van de cursist voor de cursist.
• Om te contact te hebben met de cursist inzake de te volgen training/workshop.

Artikel 4 Reikwijdte
Dit reglement is van toepassing op alle geheel of gedeeltelijk geautomatiseerde verwerkingen van alle bestanden van persoonsgegevens van cursisten ingeschreven bij Flexible Coaching gehouden door
Flexible Coaching.

Artikel 5 Doelstellingen van de verwerking van gegevens
Flexible Coaching verwerkt gegevens en in het bijzonder persoonsgegevens op behoorlijke en zorgvuldige wijze en in overeenstemming met de Wet.

1. Flexible Coaching verzamelt persoonsgegevens met een bepaald, omschreven en gerechtvaardigd doel.
2. De  betrokkene verleent ondubbelzinnige toestemming voor de verwerking van persoonlijke gegevens, zo niet dan zal Flexible Coaching geen persoonsgegevens van deze persoon verwerken. De betrokkene geeft toestemming voor de verwerking van uitsluitend die persoonsgegevens die omschreven zijn in dit reglement.
   Deze toestemming blijkt uit het ondertekenen van het digitale inschrijfformulier, dan wel expliciet aanklikken via de website van een vakje waarbij de betrokkene verklaart akkoord te gaan met deze voorwaarden.
   Deze toestemming kan betrokkene intrekken middels een e-mailbericht waarop Flexible Coaching zal zorgdragen voor verwijdering van de gegevens. Ook staat deze informatie vermeld op alle digitale inschrijfformulieren op de website.
3. Gegevens die Flexile Coaching gebruikt zijn: naam, voornamen, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer, e-mailadres.
   Daarnaast worden specifieke persoonsgegevens gevraagd (in brede zin van het woord,) deze specifieke persoonsgegevens betreffen leerdoelen en leerwensen van de betrokkene e.d.
4. De namen worden verwerkt met het doel om een certificaat van de betreffende training/workshop
   te verlenen.  Daarnaast heeft het verwerken van de algemene persoonsgegevens tot doel financiële vergoeding van de diensten mogelijk te maken.
5. Specifieke persoonsgegevens worden gevraagd ten behoeve van een goed aansluitend opleidingsprogramma om de leerdoelen en wensen van de betrokkene mogelijk te maken.

Artikel 6 Rechtmatige grondslag van de verwerking
De rechtmatige grondslag voor de verwerkingen is gelegen in:
a) de inschrijving voor een training/workshop door betrokkene;
b) het gerechtvaardigde belang van de verantwoordelijke;
c) een wettelijke verplichting van de verantwoordelijke;

Artikel 7 Categorieën van personen/cursisten van wie persoonsgegevens worden verwerkt
Over de volgende categorieën van personen kunnen gegevens worden verwerkt: Cursisten.

Artikel 8 Bewaren, anonimiseren en vernietigen van gegevens

1. De persoonsgegevens worden in ieder geval niet verwijderd gedurende de looptijd van de training/workshop op grond waarvan de verwerkingen plaatsvinden, en worden na afloop daarvan bewaard c.q. gearchiveerd in ieder geval voor een periode van maximaal 14 dagen en voorts voor zover zulks redelijkerwijs noodzakelijk of wenselijk is. Gegevens  met betrekking tot de uitgereikte certificering blijven 10 jaar bewaard. Deze bestaan uit de naam en voorletters en de gevolgde training/workshop.
2. Indien de desbetreffende gegevens zodanig zijn bewerkt, dat herleiding tot individuele personen redelijkerwijs onmogelijk is, kunnen zij in geanonimiseerde vorm bewaard blijven.
3. Verwijdering impliceert vernietiging of een zodanige bewerking dat het niet meer mogelijk is de cursist te identificeren.

Artikel 9 Toezicht op de naleving
Het College Bescherming Persoonsgegevens is op grond van de wet bevoegd toe te zien op de naleving van de in dit reglement krachtens in de wet opgenomen bepalingen.

Artikel 10 Publicatie
Dit reglement is geplaatst op onze website www.flexiblecoaching.nl

Artikel 11 Inwerkingtreding

1. Dit reglement treedt in werking op 25 mei 2018.